Hace unos días publicamos el programa de WordCamp Madrid 2019 y, como siempre, es un hecho que genera ilusiones y emociones, no digamos al equipo organizador.
Para los ponentes suele ser un momento fantástico, pues es tal la ilusión, oportunidad y disfrute de ser ponente en una WordCamp que cualquiera que haya tenido la suerte de experimentarlo sabe a lo que me refiero.
Pero hay muchas cuestiones que se suponen, pero normalmente no se cuentan, y hemos querido compartir lo que supone ese hecho concreto, puntual, de publicar el programa de una WordCamp.
Luego este artículo es para asistentes, curiosos, futuros organizadores de WordCamp y cualquier interesado en el proceso de elaboración del programa de un evento como WordCamp Madrid.
¿Qué WordCamp queremos?
La primera decisión que debe tomar el líder de un equipo organizador de una WordCamp es qué tipo de WordCamp queremos, qué objetivos se quieren alcanzar.
Uno pensaría que todas las WordCamp son lo mismo, pues eso, eventos WordPress, donde se habla de WordPress, y sí, hasta ahí bien.
Pero hay más cosas…
Un equipo «local» de WordCamp debe saber ofrecer los tipos de contenidos, nivel de conocimientos, alcance, de lo que va a ofrecer la próxima WordCamp.
Por ello, hay WordCamps que piden que las ponencias/talleres estén orientados hacia el Ecommerce, o el diseño, el marketing o, como fue el caso del equipo de WordCamp Madrid 2019, la innovación en todos sus aspectos relacionados con WordPress.
Coincidimos en que aunque cada WordCamp local tiene su público, la de Madrid tenía un carácter de capitalidad, no buscado por nosotros, sino asignado automáticamente por la particularidad de que se celebra en la capital del país.
Esto hace que sea una WordCamp que prácticamente duplica el número de asistentes cada año, lo que la ha convertido en el evento WordPress con más asistentes de España, y de los más grandes de Europa.
Es algo que un equipo organizador tiene que abordar y ser consciente, y es que la expectativa será mayor, pues solo por ese tamaño, esa «capitalidad» se le supone más exigencia, tanto de calidad como de cantidad.
Bajo este prisma, el equipo decidimos que si en cualquier WordCamp se aprende WordPress, se conoce lo que se está cociendo y cómo aprovechar WordPress para todo tipo de webs y aplicaciones, en WordCamp Madrid deberíamos centrarnos no en lo que es WordPress, sino en lo que será.
Uno de los motivos de esta decisión es que no hay actualmente en Madrid ningún evento generalista sobre tecnologías de Internet, sino muchos sobre pequeños nichos, y WordPress hace tiempo que dejó de ser un nicho, para convertirse en lo que es hoy: el sistema que está detrás de 1 de cada 3 webs.
Por ello, queríamos optar a ser el evento de referencia de Internet en Madrid, pues al mostrar las tendencias, las innovaciones que vendrán en WordPress en los próximos meses y años, también estaríamos apuntando cómo será Internet en esos próximos tiempos, debido a la gran relevancia de WordPress.
Innovación y calidad ¿pero cómo?
Lo siguiente a decidir era el formato, pues cuando acoges más de 500 personas en un evento debes plantearte obligatoriamente que debe haber más de un formato, ofreciendo ponencias, talleres y todo tipo de formatos que sean accesibles para todos, tanto asistentes como ponentes.
Para ello, pedimos el envío de propuestas en 3 formatos posibles:
- Ponencia larga
- Charla rápida
- Taller
Además, pedimos que no se enviasen varias propuestas por formato, sino solo una por formato, la mejor de cada ponente.
Esto lo hicimos para pedir a cada posible ponente que nos hablase de aquello en lo que fuese mejor, para evitar envíos masivos y que cada profesional aportase lo mejor de sí mismo.
Y esto tenía varios problemas:
- No atinar a elegir la mejor ponencia del ponente.
- Dejar fuera ponentes con menos propuestas por una mala apuesta en el título o descripción.
- Tomar decisiones basadas en criterios alejados de la calidad.
Al final, hemos tenido ponentes que han ofrecido su mejor propuesta en varios formatos, algo perfectamente válido, pues en definitiva nos han ofrecido compartir lo que más dominan, en varios formatos.
Las ponencias largas
El formato de ponencia larga (en auditorio) está pensado, y así ha resultado, en ofrecer presentaciones de 25 minutos sobre temas de innovación, inspiración y llamada a la acción directa sobre temas relacionados con WordPress y todo lo que lo envuelve.
Hemos seleccionado con especial detalle cada ponencia, teniendo en cuenta cada aspecto de la misma, y especialmente el objetivo.
La apuesta vas a ver que es importante, con todo tipo de temáticas, y con una gran exigencia de calidad a los ponentes.
Además, al realizarse en el auditorio principal, y para reivindicar el carácter de comunidad de WordPress, WordCamp Madrid 2019 iniciará y finalizará la jornada del sábado con ponencias que harán hincapié en ese carácter y ventajas de la comunidad.
Las charlas rápidas
Con este formato de charlas de 10 minutos hemos querido, y creo que conseguido, que se queden fuera la menor cantidad de propuestas, especialmente locales, e incluso de gente con poca experiencia en exponer en público a pesar de su profesionalidad.
Para ellos en especial, pero abierto a todos, hemos dado la posibilidad de asistir a mentorías en las que aprender a hablar en público, para que esta falta de experiencia no fuese un freno.
Este va a ser el formato de las sorpresas, donde encontraremos la estrella incipiente, el truco impensable, la idea fantástica que no se nos ha ocurrido nunca, todo con un gran dinamismo, y donde conoceremos todo tipo de disciplinas y aspectos del conocimiento, aplicable por cualquier profesional o aficionado a WordPress e Internet.
Los talleres
Para los talleres, de una duración aproximada de 1 hora, hemos elegido aquellas propuestas que ofrezcan aprendizaje de primera mano y aplicable al instante para todo tipo de perfiles y niveles de conocimiento.
Así, vas a encontrar talleres tanto para principiantes como para profesionales con años de experiencia, eso sí, todos impartidos por auténticos especialistas en lo que van a transmitir.
¿Qué voy a aprender?
Una novedad que incluimos también en la llamada a ponentes fue un apartado adicional a los típicos de título y descripción.
Nos importa especialmente, además de que el ponente nos cuente lo que mola su ponencia/taller, que el asistente sepa lo más detalladamente posible qué puede esperar de ello, qué va a aprender.
Es algo que aprendimos de la llamada a ponentes de WordCamp Europe, y nos pareció una buena práctica vital para cualquier WordCamp, y lo adoptamos.
Ello ha provocado que el ponente se piense muy bien el resultado final de su ponencia/taller para el asistente, lo que le ha puesto delante de su público, pues es su objetivo real.
El proceso de selección
Igual que teníamos clarísimo que queríamos enfocar WordCamp Madrid en la innovación, no lo teníamos tan diáfano en cuanto a cómo elegir las ponencias.
Básicamente, históricamente ha habido 2 modos de seleccionar ponencias:
- Elección pura y dura a dedo por parte del equipo organizador, con el peligro de que el equipo forme un programa para ellos en vez de para el público.
- Elección ciega por parte de los miembros de la comunidad, en este caso con el riesgo de no tener suficiente información sobre el ponente como para dirimir más allá del título y la descripción, además de lo sesgado de la muestra – como se dice en Estadística – al no ser muy grande la participación.
Y, como habíamos visto los pros y contras de ambos métodos optamos por un método mixto, que te explico…
1. Preselección semiciega
Lo primero fue decidir que sería el equipo de organización, con el objetivo claro de buscar innovación, quien daría la primera puntuación semiciega.
O sea, que el equipo valoramos cada propuesta a partir del título, la descripción y lo que el asistente va a aprender.
Con este método garantizaríamos que las temáticas propuestas estaban alineadas con el objetivo de WordCamp Madrid 2019.
Aquí simplemente los miembros del equipo podíamos votar +1, 0 o -1, en base a si la propuesta era innovadora, interesante y alineada con el objetivo de la WordCamp.
2. Valores correctores
A partir de la puntuación obtenida en la elección semiciega, se añadieron ciertos valores correctores, en los que se valorarían (de nuevo con +1, 0 o -1) una serie de factores que sumaban, no influían o restaban a la propuesta.
Así, por ejemplo, si el tema no era innovador sino lugares comunes, restaba, si el ponente era local sumaba (porque es uno de los objetivos de las WordCamp), etc.
3. Decisión ejecutiva
Una vez sumadas todas las puntuaciones y valores correctores teníamos una aproximación de lo que a priori podría ser un programa que cumplía con todos los objetivos y valores que queríamos imprimir a WordCamp Madrid 2019, pero no, no creas que ahí terminó la cosa, ni muchísimo menos.
Pues la realidad es que, aún tratando de respetar las puntuaciones, al final lo que tienes que ofrecer es un programa compensado, animado, con ritmo, que abarque todas las temáticas posibles, enfocado en la innovación, con valores demostrados e incipientes, apostando por la calidad al tiempo que por lo local, reforzado por grandes ponentes pero dando oportunidad a nuevas figuras.
Complicado ¿verdad?
4. El encaje de bolillos
Aquí entró el encaje de bolillos que – de verdad – supone crear un programa definitivo para un evento como WordCamp Madrid.
¿Por qué se hace esto? ¿es que en realidad no valen las puntuaciones del equipo?
Sí, valen y mucho, pero cada uno vota desde su propio conocimiento, en solitario, pero alguien debe visualizar la foto final, y a veces se comprueba que, por ejemplo, iba a haber varias ponencias sobre una misma cosa, o nada sobre algún contenido que debe estar representado.
También, el equipo de organización de la WordCamp debe pensar especialmente en el público del evento, que en su mayoría no tiene el perfil de los organizadores, que es variopinto, diverso, y ofrecer un programa atractivo para todos.
Hay muchos ejemplos de movimientos, conversaciones y gestiones posteriores que hubo, pero a modo de ejemplo te contaré que hemos pedido a ponentes cambiar el título, descripción y hasta enfoque de su ponencia, para adaptarla al público, o que hemos pedido a otros que convierta su charla en taller o viceversa.
Y sí, también hemos investigado la experiencia de los ponentes, no porque hayamos hecho un sesgo primando a ponentes más profesionales, porque para eso hemos ofrecido las mentorías a todos, sino para conocer el alcance de cada propuesta y cuál sería el mejor modo de abordarla.
Para – casi – finalizar, había que ponerlo todo por horas, compensar ritmos, buscar que no coincidan al mismo tiempo propuestas para el mismo tipo de usuario, encajar cada cosa en su sitio ideal, la locura de cualquier organizador de WordCamp.
La comunicación a ponentes
Con el programa ya decidido y puesto en bonito, el siguiente paso es confirmar con los pre-seleccionados su disponibilidad, no solo para realizar su propuesta, sino que sea bajo los criterios de la organización.
Para ello, pedimos a todos los pre-seleccionados esa confirmación, con la petición expresa de no comunicarlo en sus redes o similares, pues como te digo, es una pre-selección.
No será la primera vez que configuras un programa de un evento y, tras comunicar ya directamente con los pre-seleccionados, descubres que unos se retiran, otros no pueden, alguno incluso no quiere.
Es solo cuando tienes la confirmación de todos los pre-seleccionados, o decidido el cambio a otra propuesta cuando el primero no confirma, cuando sabes que puedes publicar el programa, y solo en ese momento, tras publicar el programa (cuasi) definitivo, cuando los seleccionados pueden, y deben, compartir su alegría.
Y digo «cuasi» definitivo porque la experiencia nos dice que el programa suele sufrir variaciones aún después de su publicación, por problemas vitales de última hora de los ponentes, desacuerdos con la ponencia real y final.
¿Ah, es que aún puedo ser ponente de WCMAD?
Efectivamente. Cuando se publica el programa se hace sobre la base de una propuesta, pero no del contenido de la misma, y es algo que el equipo organizador debe revisar, comprobar, analizar, proponer cambios, siempre con el foco en los asistentes al evento y las directrices lógicas de lo que es un evento WordPress.
Y, aunque normalmente los ponentes suelen estar abiertos a adaptar su propuesta a las sugerencias/peticiones del equipo organizador, ha habido casos en que no ha sido así, y se ha terminado optando por otro ponentes.
La comunicación a no ponentes
Tras todo lo anterior, aunque no es obligatorio, porque ya está claro por el programa publicado, es cuando suele ser recomendable, informar a los no seleccionados inicialmente.
Pero no para pedirles perdón por no haber aceptado su propuesta o agradecerles sus ganas de participar, sino porque como habrás adivinado por lo expuesto anteriormente, aún eres un posible ponente de WordCamp Madrid, si así lo quieres, y no será la primera vez ni la última en que alguien inicialmente no seleccionado termina siendo el ponente estrella con la propuesta de más éxito en un evento WordPress.
Porque la realidad es que es muy difícil elegir entre lo bueno lo mejor, entre lo fantástico lo excelente, o simplemente entre lo brillante lo que se adapta a la WordCamp que quieres un año concreto.
No ser elegido ponente de WordCamp Madrid un año no significa que tu propuesta no haya sido buena, incluso fantástica, sino que en muchas ocasiones priman otros criterios, como el objetivo de los organizadores, las otras propuestas de temática similar que han acertado en el planteamiento inicial o incluso, por qué no decirlo, el error al elegir de los organizadores.
Y sí, aceptamos el hecho de equivocarnos, de no haber sabido ver que tu ponencia era la más acertada – no la mejor, que buenas son todas – y mejor enfocada, pero somos humanos, y a veces metemos la pata.
Lo que sí te aseguramos es que hacemos todo lo mejor que sabemos, con las mejores intenciones, aunque conscientes de que siempre que hay que tomar decisiones, siempre que se debe elegir, habrá alegrías y decepciones, a veces incluso enfados momentáneos y tristeza.
El programa
Al final, hemos decidido un programa que creemos que será bueno, adaptado a lo que el público de WordCamp Madrid espera, y sinceramente creemos que ha quedado un buen programa, estamos ilusionados y creemos que es el mejor programa que hemos podido configurar, gracias a las propuestas de los ponentes.
Esto es solo el principio. Ahora tenemos un periodo en el que vamos a estar recibiendo las ponencias completas de los seleccionados, y con todo ello llegaremos, dentro de poco más de 1 mes, a WordCamp Madrid 2019, donde te esperamos, para disfrutar juntos de este programa, del esfuerzo de muchos voluntarios cuyo único sueldo es la satisfacción del trabajo en equipo y de ofrecer un evento digno sobre WordPress.
Por todo ello, te esperamos, adquiere ya tu entrada, porque las últimas semanas se acelerar todo y pueden desaparecer en cuestión de horas.
El programa de WordCamp Madrid 2019 es una pasada, lleno de conocimientos, ilusiones, innovación, propuestas, casos prácticos y gente fantástica dispuesta a compartir lo que sabe.
¡Te esperamos!